JAKARTA - Cara mengirim lamaran kerja lewat email merupakan metode yang semakin umum digunakan dalam proses rekrutmen saat ini. 

Email, atau surat elektronik, adalah salah satu sarana komunikasi digital yang telah lama ada dan dirancang untuk memudahkan interaksi antarindividu maupun instansi. 

Meskipun keberadaan media sosial semakin berkembang pesat, email tetap dipilih oleh banyak pihak untuk keperluan formal seperti bisnis dan urusan perkantoran karena beberapa alasan kuat.

Dibandingkan dengan platform media sosial lainnya, email dianggap sebagai alat komunikasi yang murah bahkan gratis, dengan layanan dari penyedia populer seperti Gmail, Yahoo, dan Outlook yang memberikan akses mudah tanpa biaya tambahan. 

Meski teknologi terus berkembang, email masih menjadi kebutuhan utama bagi banyak orang, terutama dalam konteks pekerjaan. 

Fitur arsip yang tersedia di email berfungsi sebagai bukti tertulis atas komunikasi antar pekerja, sehingga keabsahan dan akuntabilitasnya dapat dipercaya.

Selain itu, email juga dimanfaatkan sebagai media bertukar berbagai jenis file dan dokumen, mulai dari foto, video, hingga dokumen digital seperti Microsoft Word. 

Pengguna tidak perlu khawatir tentang notifikasi spam yang berlebihan, bahkan jika pesan diterima dari zona waktu yang berbeda. 

Karena alasan inilah, email tetap menjadi kebutuhan penting baik bagi individu maupun institusi, khususnya perusahaan yang mengandalkan email untuk urusan bisnis dan administrasi.

Menurut sumber terpercaya, penting bagi bisnis untuk menggunakan alamat email profesional. 

Hal ini tidak hanya mempermudah komunikasi dengan pelanggan, tetapi juga menjadi bagian dari strategi pemasaran digital melalui berbagai kanal seperti iklan media sosial, mesin pencari, dan forum marketplace. 

Email bisnis yang profesional memungkinkan pengelolaan akun yang lebih baik untuk pengembangan usaha ke depan. Email dapat dibagi menjadi dua jenis utama, yaitu email profesional dan email gratis. 

Email profesional biasanya menggunakan domain yang sesuai dengan perusahaan, misalnya nama@perusahaan.com, yang mencerminkan identitas bisnis secara resmi. 

Sedangkan email gratis menggunakan layanan dari penyedia umum seperti Gmail atau Yahoo, contohnya penjualayam@gmail.com atau warungberas@yahoo.com, yang cocok untuk penggunaan pribadi atau usaha kecil.

Seiring dengan pentingnya peran email, banyak perusahaan kini meminta para pelamar kerja untuk mengirimkan dokumen lamaran mereka melalui email. 

Rekrutmen secara digital ini lebih praktis dan efisien dibandingkan dengan pengiriman berkas secara fisik. 

Namun, pengiriman lamaran lewat email tidak boleh dilakukan sembarangan. Ada tata cara tertentu yang harus diikuti agar berkas yang dikirimkan terlihat profesional dan dapat diterima oleh HRD atau recruiter yang menilai kelayakan pelamar.

Secara keseluruhan, memahami cara mengirim lamaran kerja lewat email dengan benar sangat penting agar proses lamaran dapat berjalan lancar dan meningkatkan peluang diterima kerja.

Hal-hal yang Harus Dipersiapkan sebelum Mengirim Lamaran Kerja melalui Email

Sama seperti saat mengajukan lamaran kerja secara langsung, ada beberapa dokumen penting yang harus disiapkan terlebih dahulu sebelum mengirim lamaran melalui email.

Menyiapkan Dokumen Pendukung Identitas

Langkah awal yang perlu dilakukan adalah mengumpulkan semua dokumen yang berisi informasi pribadi, seperti foto resmi terbaru, hasil pemindaian KTP, SIM jika memang diperlukan, dan dokumen lain yang relevan.

Membuat Daftar Riwayat Hidup (CV)

Agar pihak perekrut dapat menilai kemampuan dan pengalaman kamu, penting untuk melampirkan CV yang jelas dan terstruktur saat mengirim lamaran. 

Pastikan CV selalu diperbarui agar kualitasnya tetap baik dan mencerminkan kemampuanmu dengan tepat.

Memakai Alamat Email yang Profesional

Penggunaan alamat email yang resmi dan sopan merupakan hal wajib sebelum mengajukan lamaran lewat email. 

Dengan alamat email yang terlihat profesional, pelamar menunjukkan keseriusan dan kesungguhan dalam memasuki dunia kerja.

Tips Cara Mengirim Lamaran Kerja lewat Email

Berikut ini beberapa langkah penting yang bisa membantu kamu dalam cara mengirim lamaran kerja lewat email dengan lebih efektif.

Gunakan alamat email yang mencerminkan namamu

Saat membuat alamat email untuk melamar pekerjaan, sebaiknya hindari nama yang terlalu rumit atau terkesan tidak profesional, seperti yang sering digunakan oleh anak muda beberapa waktu lalu. 

Alamat email yang sulit dibaca bisa menjadi nilai negatif di mata HRD atau perekrut. Sebaiknya, pilih alamat email yang menggunakan nama asli atau variasi nama yang mudah dikenali agar perekrut dapat dengan cepat mengidentifikasi kamu. 

Contohnya, jika namamu Aulia Saraswati, hindari alamat seperti AolieZrs123@yahoo.com dan pilihlah alamat yang lebih sederhana dan formal seperti auliasaraswati@gmail.com.

Pastikan ukuran file lamaran tidak melebihi 1 MB

Sebelum mengirimkan berkas lamaran, pastikan ukuran file tidak lebih dari 1 MB. File dengan ukuran kecil memudahkan perekrut untuk mengunduh tanpa menghabiskan banyak waktu atau kuota internet. 

File berukuran ringan juga membuat proses pengiriman lamaran jadi lebih efisien, mengingat biasanya kamu akan mengirimkan beberapa dokumen sekaligus.

Jangan kirim berkas lamaran dalam format zip atau rar

Format zip dan rar memang bisa mengompres beberapa file menjadi satu dengan ukuran yang lebih kecil, tapi hal ini justru bisa menyulitkan perekrut. 

Mereka harus mengekstrak file tersebut terlebih dahulu, yang tentu membutuhkan waktu tambahan. 

Oleh karena itu, pastikan file lamaranmu dikirim dalam format standar yang mudah dibuka langsung, dan selalu cek ketentuan yang diberikan perusahaan mengenai format file sebelum mengirimkannya.

Pilih bahasa yang formal dan sopan

Salah satu aspek paling krusial adalah menggunakan bahasa yang resmi dan tepat, baik saat menulis dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris. 

Hindari kata-kata santai atau bahasa sehari-hari yang biasa digunakan bersama teman, seperti “aku, kamu” atau “gue, lo.” 

Selain itu, perhatikan penulisan setiap kata dengan cermat, termasuk penggunaan tanda baca dan huruf kapital, misalnya untuk nama perusahaan, namamu sendiri, serta nama HRD atau perekrut yang menjadi tujuan surat. 

Kesalahan ketik juga harus dihindari karena bisa memberi kesan kurang teliti.

Tulis subject email dengan jelas dan singkat

Subject email adalah bagian penting yang langsung terlihat oleh penerima, berfungsi sebagai “judul” dari email tersebut. Biasanya, perusahaan memberikan petunjuk khusus mengenai format subject agar tidak membingungkan. 

Penulisan subject harus singkat dan mudah dipahami, misalnya dengan format “Job Application-(posisi yang dilamar).” 

Kamu juga bisa menambahkan nama lengkap untuk memudahkan HRD mengenali siapa pengirim email, contohnya: “Tata Afina-Content Writer-Job Application.” 

Banyak pelamar, terutama yang baru pertama kali mengirim lamaran lewat email, sering lupa menuliskan subject atau membuatnya terlalu panjang dan membingungkan. 

Pastikan kamu sudah mengecek dan menulis subject dengan benar sesuai petunjuk perusahaan sebelum mengirim.

Susun email dengan salam, pembuka, isi, dan penutup

Selain subject, bagian isi email juga sangat penting. Email harus disusun seperti surat resmi dengan bagian pembuka (salam), pengantar, isi utama, dan penutup. 

Dalam isi email, kamu bisa memperkenalkan diri terlebih dahulu, kemudian menjelaskan tujuan pengiriman email serta dokumen yang kamu lampirkan. Beberapa poin yang sebaiknya tercantum di bagian isi email adalah:

• Alasan kamu mengirim email tersebut
• Posisi pekerjaan yang ingin kamu lamar
• Kualifikasi yang kamu miliki sesuai posisi tersebut
• Hal-hal yang bisa kamu berikan atau kontribusikan pada perusahaan
• Informasi kontak yang bisa dihubungi agar perusahaan mudah melakukan tindak lanjut

Dengan menulis poin-poin tersebut secara jelas, singkat, dan mudah dimengerti, lamaranmu akan lebih diperhatikan oleh pihak perusahaan.

Pastikan dokumen lamaran jelas dan rapi

Sebelum melampirkan file lamaran, penting untuk menyiapkan semua dokumen dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan yang bisa berdampak buruk. Hal ini juga membantu HRD atau perekrut agar tidak bingung saat membuka file yang kamu kirim. 

Sebaiknya kamu menggabungkan seluruh dokumen ke dalam satu file saja. Umumnya, perusahaan hanya meminta Curriculum Vitae dan surat lamaran, meskipun ada juga yang memerlukan portofolio.

Pastikan nama file yang kamu kirim sudah sesuai dengan standar profesional dan permintaan dari perusahaan. Perhatikan juga format file yang dipakai, seperti PDF, JPG, atau DOC, dan hindari menggunakan format ZIP atau RAR. 

Format PDF biasanya menjadi pilihan terbaik karena mudah dibuka di berbagai perangkat. Contoh penamaan file yang tepat misalnya:

“Nama-Curriculum Vitae.pdf” atau “Nama-Cover Letter.doc”

Contoh:

“Aulia Saraswati-Curriculum Vitae.pdf” atau “Aulia Saraswati-Cover Letter.doc”

Hindari menambahkan keterangan yang berlebihan seperti “terbaru 2020” karena dapat terlihat kurang profesional. Penamaan file yang formal dan jelas akan membantu HRD agar mau membuka dan membaca dokumen lamaranmu.

Perhatikan waktu pengiriman

Setelah semua berkas siap, satu hal penting lainnya adalah memilih waktu yang tepat untuk mengirimkan lamaran lewat email. 

Pastikan kamu mengirimkan dokumen pada jam kerja perusahaan, tidak sembarangan waktu seperti tengah malam atau sangat pagi. 

Waktu terbaik biasanya antara pukul 08.00 hingga 17.00, dengan jam optimal pengiriman pada sekitar pukul 10.00–11.00 atau 14.00–15.00. Mengirim pada waktu ini meningkatkan peluang lamaranmu langsung dilihat dan diproses oleh HRD.

Untuk memudahkan, kamu bisa membuat jadwal mulai dari menyiapkan dokumen hingga waktu pengiriman email. Berikut ringkasan tahapan yang bisa kamu ikuti saat mengirim berkas lamaran melalui email:

• Kumpulkan seluruh dokumen persyaratan
• Ubah dokumen menjadi format PDF
• Gunakan alamat email yang profesional
• Perhatikan waktu pengiriman yang tepat
• Masuk ke akun email yang akan digunakan
• Pilih menu Tulis atau Compose email
• Masukkan alamat email tujuan
• Tulis subject email dengan jelas
• Tulis isi email dengan lengkap dan sopan
• Lampirkan file dokumen lamaran
• Periksa kembali alamat, subject, isi email, dan kelengkapan dokumen

Setelah semuanya dicek dengan baik, lamaran siap untuk dikirim.

Manfaat Mengirim Email Lamaran Kerja

Saat ini, banyak perusahaan yang mengumumkan lowongan pekerjaan melalui platform media sosial, dan para pelamar diwajibkan mengirimkan surat lamaran melalui email. Pengiriman lamaran lewat email ternyata memiliki sejumlah keuntungan, antara lain:

• Prosesnya cepat dan praktis, sehingga kamu bisa menyiapkannya beberapa hari sebelumnya tanpa memakan banyak waktu.
• Pengiriman lewat email tidak memerlukan biaya tambahan sama sekali.
• Selama koneksi internetmu stabil, lamaran dapat langsung terkirim dalam waktu singkat.
• Selain itu, kamu juga tidak perlu repot membeli perangko atau amplop, sehingga bisa menghemat pengeluaran.

Contoh Surat Lamaran Kerja lewat Email

Contoh 1

To: hrd@gramedia.id

Cc: –

Subject: Digital Marketing / Surat Lamaran Kerja

Dengan hormat,

Perkenalkan saya:

Nama : Joko Purwanto

Umur : 26 tahun

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Pendidikan Terakhir : S1 Ekonomi

No. Telepon : 081335775788

Dengan surat lamaran ini, saya mengajukan permohonan kerja di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin untuk posisi Digital Marketing. Saya memiliki pengalaman bekerja sebagai Digital Marketing selama 5 tahun di dua perusahaan. 

Keahlian saya meliputi pengelolaan campaign iklan di Google Ads, Facebook/Instagram Ads, dan TikTok Ads. Selain itu, saya juga memiliki beberapa sertifikasi resmi terkait digital marketing.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan beberapa berkas penting berikut:

• Daftar Riwayat Hidup
• Scan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
• Scan Ijazah Terakhir
• Scan Surat Keterangan Dokter
• Pas Foto format .jpeg (1 file)
• Sertifikat

Demikian surat lamaran ini saya buat dengan harapan dapat diterima di perusahaan Bapak/Ibu pimpin. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.

Hormat saya,

Joko Purwanto

Contoh 2

From: auliasaraswati@gmail.com

To: hrd@gramedia.com

Cc: manager@gramedia.com, editor@gramedia.com

Subject: Aulia Saraswati / Content Writer / Lamaran Pekerjaan

Kepada Bapak/Ibu Manager Gramedia.com,

Perkenalkan, saya Aulia Saraswati. Saya menulis email ini untuk menyampaikan ketertarikan saya bekerja sebagai Content Writer di Gramedia.com, sebagaimana informasi lowongan yang diposting di Instagram pada tanggal 6 Juli 2021.

Saya memiliki kualifikasi yang sesuai dengan persyaratan yang diminta. Saya memiliki kemampuan menulis yang baik, kegemaran membaca, dan mudah beradaptasi dengan hal-hal baru. 

Saya juga pernah aktif menulis artikel di media Kompas.com dengan total enam artikel yang telah diterbitkan.

Dengan pengalaman tersebut, saya yakin kemampuan saya dapat memberikan kontribusi positif bagi perusahaan.

Sebagai pelengkap, saya melampirkan Curriculum Vitae dan Cover Letter sesuai dengan persyaratan yang diminta pada postingan lowongan tersebut.

Saya sangat berharap dapat bergabung dan diterima di Gramedia.com.

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Aulia Saraswati

Sebagai penutup, demikian panduan cara mengirim lamaran kerja lewat email agar lamaranmu tepat dan cepat diterima oleh perusahaan tujuan.