JAKARTA - Cara membuat email adalah langkah awal yang penting di era digital seperti sekarang ini. Seperti apa panduan selengkapnya?

Nah, di artikel kali ini, kita akan membahas panduan sederhana untuk memulai membuat email beserta beberapa hal penting yang perlu diperhatikan saat menggunakannya. 

Namun, sebelum masuk ke tahap praktisnya, mari pahami dulu beberapa penjelasan dasar yang perlu kamu ketahui seputar penggunaan email. 

Nantikan panduan lengkapnya agar kamu makin paham cara membuat email dengan benar dan aman.

Pengertian dan Sejarah Email

Surat elektronik merupakan sarana komunikasi berbasis digital yang memanfaatkan koneksi internet untuk mengirim dan menerima pesan. 

Media ini tidak memiliki bentuk nyata karena seluruh proses pengirimannya dilakukan secara daring. Namun, apabila diperlukan versi cetaknya, pesan tersebut dapat dicetak ke atas kertas.

Teknologi ini pertama kali diperkenalkan pada tahun 1971. Mungkin muncul pertanyaan, apakah pada masa itu jaringan internet sudah tersedia? 

Jawabannya, iya. Konsep jaringan global yang saling terhubung, dikenal dengan nama Interconnected Network, mulai dikembangkan pada tahun 1969 melalui sebuah proyek milik Departemen Pertahanan Amerika Serikat bernama ARPANET. 

Proyek ini melibatkan empat institusi pendidikan, yaitu University of Utah, Stanford Research Institute, Santa Barbara, dan University of California, yang bekerja sama untuk keperluan militer dan kesehatan. 

Dua tahun setelah proyek tersebut dimulai, seorang ilmuwan komputer bernama Roy Tomlinson berhasil menciptakan sistem surat elektronik.

Dibandingkan dengan surat konvensional, layanan digital ini memiliki keunggulan yang jauh lebih beragam. 

Jika dalam surat biasa hanya memungkinkan pengiriman teks dan gambar secara terbatas, maka sistem ini memungkinkan pengguna untuk menyisipkan berbagai jenis file seperti rekaman suara, video, tautan aktif, serta berbagai fitur tambahan yang dapat memperindah tampilan pesan. 

Pengguna juga bisa memodifikasi tampilan teks dengan memilih jenis huruf, ukuran tulisan, latar belakang, dan bahkan menggunakan poin atau penomoran otomatis. 

Semua fitur ini sangat membantu untuk menyusun pesan yang lebih menarik dan mudah dipahami.

Fungsi Email

Saat ini, hampir tidak ada individu dari generasi milenial yang tidak memiliki akun surat elektronik. 

Hal ini disebabkan karena berbagai fitur maupun aplikasi dalam perangkat pintar mereka mewajibkan adanya akun surat elektronik untuk proses pendaftaran maupun pembuatan akun. 

Bahkan, banyak orang memiliki lebih dari satu akun, tergantung pada keperluan mereka masing-masing. Berikut ini adalah beberapa kegunaan dari layanan tersebut:

Untuk kepentingan profesional, akun biasanya menggunakan nama asli serta domain tertentu yang mencerminkan tempat bekerja. 

Sebagai contoh, seseorang bernama Edward yang merupakan karyawan di PT. Fossil kemungkinan besar menggunakan alamat email seperti Edward@fossil.id sebagai identitas profesionalnya.

Dalam penggunaan perangkat berbasis sistem operasi Android, sering kali pengguna diwajibkan untuk mendaftar dengan menggunakan layanan dari penyedia tertentu. Salah satunya adalah layanan surat elektronik milik Google. 

Maka, apabila pengguna belum memiliki akun dari penyedia tersebut, mereka harus membuatnya terlebih dahulu agar perangkat dapat digunakan sepenuhnya.

Untuk keperluan sehari-hari di luar urusan pekerjaan, pengguna bebas memilih domain layanan apa pun sesuai preferensi mereka, seperti Yahoo Mail atau Google Mail.

Layanan ini umumnya juga disertai dengan fasilitas penyimpanan berbasis awan seperti Google Drive atau Dropbox.

Selain itu, surat elektronik kini juga dimanfaatkan oleh banyak pelaku usaha untuk kegiatan pemasaran. 

Pengguna berbagai aplikasi seperti layanan transportasi daring, platform belanja, situs pemesanan perjalanan, media sosial berbasis gambar, maupun kanal konten video mungkin sering menerima informasi promosi, diskon produk, atau pemberitahuan mengenai konten terbaru melalui akun surat elektronik mereka. 

Inilah salah satu peran pentingnya di era digital sekarang.

Cara Membuat Email secara Umum

Setelah memahami berbagai hal seputar surat elektronik, kini saatnya mengulas lebih dalam mengenai langkah-langkah yang diperlukan dalam proses cara membuat email.

Langkah pertama adalah memilih platform penyedia layanan surat elektronik yang sesuai dengan kebutuhan. Beberapa opsi populer antara lain Google Mail, ProtonMail, Pepipost, Yahoo Mail, Outlook, Zoho, Mail.com, dan AOL Mail.

Setelah menentukan platform yang diinginkan, buka situs resmi penyedia layanan tersebut dan mulai proses pendaftaran akun baru. Selanjutnya, isilah seluruh informasi yang diminta pada formulir yang tersedia, seperti:

• Nama depan
• Nama belakang
• Nama pengguna (username)
• Kata sandi (password)

Perlu diingat bahwa tidak semua nama pengguna dapat langsung digunakan. Jika nama yang kamu pilih sudah dipakai oleh pengguna lain, sistem biasanya akan memberikan notifikasi. 

Maka dari itu, sebaiknya siapkan beberapa alternatif nama pengguna untuk menghindari kendala saat pendaftaran.

Setelah semua data yang diperlukan telah diisi dengan benar, klik tombol untuk melanjutkan proses ke tahap berikutnya. Bacalah syarat dan ketentuan yang berlaku, lalu beri tanda centang sebagai tanda persetujuan.

Akun kamu pun kini sudah aktif dan siap digunakan. Untuk memastikannya, cobalah masuk ke situs layanan tersebut menggunakan nama pengguna dan kata sandi yang telah dibuat saat pendaftaran.

Langkah-Langkah Membuat Email

1. Membuat Email di Gmail

Pada tahun 2018, melalui akun resminya di Twitter, pihak Google menyampaikan bahwa pengguna aktif layanan email mereka telah mencapai angka 1,5 miliar. 

Jumlah ini diperkirakan meningkat drastis selama masa pandemi, karena kegiatan belajar, bekerja, dan berbagai aktivitas lainnya dilakukan secara daring. 

Hal ini turut dipengaruhi oleh banyaknya layanan Google yang saling terhubung seperti Google Meet, Google Docs, dan Google Classroom.

Langkah pertama, kunjungi halaman pendaftaran di:

https://accounts.google.com/signup/

Langkah kedua, isilah semua kolom data yang diminta, seperti nama depan, nama belakang, nama pengguna (username), dan kata sandi (password).

Pilihlah nama pengguna yang tetap terdengar profesional, terlebih jika email tersebut akan digunakan untuk keperluan pekerjaan. 

Misalnya, hindari menggunakan nama-nama seperti “imutmanja123” karena akan terlihat tidak serius di mata perusahaan, terutama dalam proses melamar kerja.

Catatan penting mengenai format username:

Nama pengguna dapat memuat huruf, angka, dan simbol tertentu, dengan panjang antara 6 hingga 30 karakter. Namun, ada beberapa karakter yang tidak diperbolehkan jika digunakan secara berurutan, antara lain: &, =, _, ‘, -, +, ,, <, >, dan titik (.)

Untuk kata sandi, disarankan menggunakan kombinasi dari huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol agar lebih kuat dan aman.

Satu akun dari layanan ini akan langsung terhubung ke seluruh aplikasi milik Google lainnya. Beberapa contohnya adalah Google Maps, Google Hangout, Google Meet, Google Drive, Google Docs, Google Earth, dan banyak lagi. 

Hal ini memudahkan pengguna untuk mengakses seluruh layanan hanya dengan satu akun utama.

Langkah ketiga, setelah kolom pertama diisi lengkap, klik tombol “Next”. Halaman berikutnya akan muncul dan meminta informasi tambahan seperti:

• Alamat email alternatif
• Nomor ponsel
• Tanggal lahir
• Jenis kelamin

Informasi tersebut diperlukan untuk membantu proses pemulihan akun jika suatu saat pengguna lupa kata sandi atau nama pengguna, serta mendukung verifikasi dua langkah saat login. 

Tanggal lahir juga diperlukan untuk memastikan pengguna telah memenuhi batas usia minimum, yakni 13 tahun. Informasi jenis kelamin digunakan oleh sistem untuk menyesuaikan konten dan pengalaman penggunaan.

Simbol bergambar gembok di halaman akun menunjukkan bahwa informasi yang dimasukkan akan dijaga kerahasiaannya oleh sistem keamanan Google.

Langkah keempat, setelah semua kolom dilengkapi, klik tombol “Next”. Nantinya akan muncul halaman verifikasi nomor telepon yang telah dimasukkan sebelumnya. 

Jika ingin melanjutkan verifikasi, klik tombol “Send” untuk menerima kode yang akan dikirim via SMS. Namun, jika ingin melewati tahap ini, cukup klik “Not now”.

Jika memilih melewati proses verifikasi nomor, halaman berikutnya akan berisi syarat dan ketentuan yang harus disetujui oleh pengguna. 

Isi dari pernyataan tersebut mencakup larangan dalam menggunakan layanan untuk kegiatan yang melanggar hukum seperti menyebarkan virus, melakukan spam, dan menyalahgunakan sistem.

Langkah terakhir, setelah memahami dan menyetujui seluruh syarat tersebut, klik tombol “I Agree”. Akun baru sudah aktif dan siap digunakan untuk berbagai keperluan.

2. Membuat Akun di Yahoo Mail

Meskipun jumlah penggunanya lebih sedikit dibandingkan layanan Google, Yahoo Mail punya sejumlah fitur unik, seperti:

• Kapasitas penyimpanan gratis hingga 1 TB, jauh lebih besar dibanding Google Drive yang hanya menyediakan 30 GB.
• Pengguna bisa melakukan sinkronisasi beberapa akun email (Gmail, Outlook, AOL) sekaligus dalam satu tampilan tanpa perlu logout-login bergantian.
• Tersedia alamat email khusus newsletter agar email langganan tidak mencampuri kotak masuk utama.
• Antarmuka yang mencakup integrasi kalender, catatan digital (notepad), dan berita dari Yahoo—akses mudah langsung saat membuka mailbox.
• Kemampuan untuk mengelompokkan email ke dalam folder khusus, membuat pengurutan dan pencarian pesan menjadi lebih mudah.

Panduan cepat:

• Kunjungi halaman pendaftaran Yahoo:
• https://login.yahoo.com/account/create?
• Isi formulir data dan baca ketentuan layanan serta kebijakan privasi—lokasinya sudah terlihat di laman pendaftaran.
• Setelah selesai, klik Continue dan akun baru akan aktif.

3. Membuat Akun Microsoft

Akun Microsoft (dulu dikenal sebagai ID Windows Live) memberikan akses ke layanan-layanan seperti Office Online, Skype, Windows, Bing, Xbox Live, dan OneDrive. Kamu juga bisa mendaftar menggunakan alamat email lain atau nomor ponsel.

Langkah-langkah:

a. Buka laman pendaftaran https://signup.live.com/signup?lic=1&uaid=06c13ff3c257446884f6801b8fe3a9cc

• Pilih gunakan nomor telepon atau buat email baru dengan domain seperti @outlook.id, @outlook.com, atau @hotmail.com.

b. Bila memilih nomor ponsel:

• Masukkan nomor, lalu klik Berikutnya.
• Buat kata sandi dengan minimal delapan karakter, gabungan huruf besar-kecil, angka, dan simbol.
• Pesan SMS verifikasi akan dikirim—tarif mungkin berlaku.

c. Isi data pribadi seperti nama dan tanggal lahir.

d. Lakukan verifikasi akhir untuk mengaktifkan akun.

• Baca Service Agreement (lihat halaman ini untuk detail kebijakan layanan) dan Privacy & Cookies Statement yang tersedia di situs Microsoft.

4. Membuat Email Perusahaan Menggunakan Nama Domain Sendiri

Menggunakan alamat email dengan domain perusahaan sendiri telah menjadi pilihan populer di kalangan pelaku usaha. 

Langkah ini bukan hanya memperkuat identitas perusahaan, tetapi juga membantu membangun kredibilitas serta menjalin hubungan profesional yang lebih solid. 

Salah satu penyedia layanan email profesional ini adalah Google, melalui produknya yang dikenal dengan nama Google Workspace (sebelumnya G Suite).

Dengan berlangganan dan membayar biaya bulanan, perusahaan akan memperoleh sejumlah akun email khusus serta akses ke berbagai fitur bisnis. 

Fasilitas tersebut mencakup Google Chat, Google Meet, Google Groups, dan berbagai add-on yang menunjang efisiensi kerja tim. Keuntungan lainnya adalah bebas iklan di tampilan email, sehingga pengguna bisa bekerja lebih fokus.

Panduan Membuat Email Bisnis Menggunakan Domain Perusahaan:

a. Akses laman pendaftaran di alamat berikut https://workspace.google.com/signup/businessstarter/welcome?hl=id

• Masukkan nama perusahaan dan jumlah karyawan yang akan menggunakan email tersebut.

b. Lengkapi informasi mengenai individu yang akan ditunjuk sebagai administrator akun Google Workspace. 

Administrator memiliki tanggung jawab untuk mengelola akun, termasuk menambah atau menghapus pengguna, mengatur ulang kata sandi, mengelola pembayaran, dan lain sebagainya. Penetapan admin ini bisa diubah kapan saja di kemudian hari.

c. Klik tombol Berikutnya, lalu masukkan nama domain yang ingin digunakan sebagai alamat email bisnis.

Jika kamu belum menentukan nama domain, klik Tidak, dan Google akan menampilkan berbagai saran nama domain yang bisa dipilih. Misalnya, jika kamu memilih “By Blossom”, maka Google akan menyarankan sejumlah alternatif domain.

d. Selanjutnya, kamu bisa mulai membuat alamat email untuk masing-masing karyawan. Sebaiknya, format penamaan email dibuat seragam, seperti:

• Nama depan karyawan
• Nama lengkap
• Kombinasi inisial depan dan nama belakang
• Penggunaan huruf kapital dan kecil juga dapat dipertimbangkan sesuai gaya perusahaan

e. Setelah menentukan format nama email, buat kata sandi dan centang kotak verifikasi Saya bukan robot. Bacalah syarat dan ketentuan dengan mengklik tautan yang tersedia, lalu klik Setuju dan Lanjutkan.

f. Pendaftaran email bisnis kini telah selesai. Kamu bisa melanjutkan pengelolaan dan pengaturan akun dengan login ke alamat email admin yang dibuat pada langkah sebelumnya.

Rutin Mengganti Password dan Rahasiakan

Aktifkan pengaturan filter spam agar setiap pesan yang berasal dari pengirim mencurigakan langsung dialihkan ke folder spam, bukan ke kotak masuk. Ini penting untuk membantu kita lebih waspada sebelum membuka dan membaca isi pesan.

Hindari mengklik tautan apa pun, terutama yang berasal dari email yang sudah masuk ke folder spam. 

Banyak kasus di mana link tersebut mengarah ke situs tertentu yang digunakan hacker untuk mencuri informasi pribadi, termasuk akses ke akun email kita.

Sebagai pengguna email yang aktif, kita juga bisa memanfaatkan beragam fitur tambahan yang tersedia di dalam sistem email, seperti penyimpanan dokumen, kalender, serta berbagai aplikasi dan add-on yang sudah terintegrasi. 

Ketika kita membuka salah satu fitur tersebut dengan akun yang sama, itu menunjukkan bahwa akun kita masih aktif digunakan.

Namun, penting untuk memperhatikan ketentuan waktu tidak aktif dari masing-masing penyedia layanan email. Beberapa platform memiliki batas waktu tertentu yang membatasi berapa lama akun boleh tidak diakses. 

Jika akun dibiarkan tidak aktif melebihi waktu yang ditentukan, ada kemungkinan layanan tersebut akan menonaktifkan akun secara otomatis.

Sebagai penutup, itulah langkah mudah yang bisa kamu ikuti untuk memahami cara membuat email agar bisa digunakan untuk berbagai kebutuhan digital dengan aman dan praktis.